Ja & amen!
Ik spreek vaak voorzitters, managers, en projectleiders die het lastig vinden medewerkers/deelnemers te betrekken bij vergaderingen, zodat ze een eigen bijdrage gaan leveren. Zelfs bij belangrijke onderwerpen, die direct impact hebben op de medewerkers zelf, is het lastig om mensen actief te betrekken. “Als ik een belangrijke zaak bespreek in een vergadering, zegt iedereen ‘ja’ en ‘amen’. Maar ik wil een gesprek. Ik weet ook niet alles.”
Als jouw team niet betrokken is, brengt dit natuurlijk problemen met zich mee. Jij zal als manager, projectleider of voorzitter het gevoel hebben dat al het (denk)werk van jou moet komen. Je medewerkers zitten er in vergaderingen passief bij en hebben weinig tot geen enkele inbreng.
Is jouw aanpak het obstakel?
Hoe kan jij als manager of projectleider ervoor zorgen dat je medewerkers zich wel betrokken gaan voelen? Dat zij actief gaan bijdragen aan het resultaat van jullie team? De resultaten van jullie vergaderingen en van jullie team. Als er geen betrokkenheid is, dan zal jij – als manager en voorzitter –die betrokkenheid moeten veroorzaken. Jij moet ervoor zorgen dat je je team gaat betrekken. Want betrokkenheid ontstaat niet vanzelf. Dus als jij niets doet, dan kan je het schudden, blijf je zitten met een passief team, en houd je al het (denk)werk op je eigen bord. Daarbij kan je jezelf de gewetensvraag stellen of jij zelf – jouw aanpak – de betrokkenheid niet in de weg staat.
Hoe dan wel?
1. Besteed één of meerdere vergadering(en) aan de implicaties
Bij penibele situaties, besteed je eerst één of meer vergadering(en) aan de gevolgen van een situatie. Inventariseer die gevolgen met elkaar. Mensen veranderen uit twee motieven: pijn en verlangen. Of de pijn wordt (nog) niet gevoeld, of het verlangen is niet groot genoeg. Praat daarover met elkaar.
2. Betrek je teamleden bij het vraagstuk
Nog te vaak wordt een zaak besproken/voorgekookt, zonder de betrokkenen bij de inhoud van het vraagstuk te betrekken. Als jij dit leest als manager/projectleider weet ik nagenoeg zeker dat het nu aan de orde is. Het is zo evident, dat het vaak vergeten wordt. Als jij wil dat jouw teamleden betrokken zijn, dan zal je ze zelf moeten betrekken. Bijvoorbeeld door samen de meeting te organiseren.
3. Stel open vragen
Je kan mensen betrekken door simpelweg open vragen te stellen. Dat is een basaal advies, wat ik nog vaak ga noemen. Het werkt namelijk als een dolle. Open vragen stellen aan mensen, brengt mensen in beweging en laat ze nadenken. En laat ook eens een stilte vallen. Geef mensen de tijd om hun gedachten te ordenen en uit te spreken. Ik zou de voorzitters niet kunnen tellen, die al vragen stellend de antwoorden zelf geven.
4. Gebruik onconventionele interventies om de deelnemers met elkaar in gesprek te brengen.
Een vergadering loopt vaak volgens een bepaald stramien. Doorbreek dit. Mensen zijn dan meer alert, want het is anders. Laat ze in groepjes met elkaar een onderwerp bespreken. Verander de locatie. Geef ze de vrijheid de bijeenkomst zelf voor te bereiden. Dat leidt tot verrassende uitkomsten.
5. Laat je team actief meewerken aan de oplossing
Nee, manager, geen betrokkenheid betekent niet ‘ik doe het zelf wel’. Dat is precies de verkeerde reflex: laat ze het zelf uitwerken (al dan niet in kleine groepjes). Een bekend Chinees spreekwoord zegt ‘Leg het mij uit en ik vergeet het. Laat het me zien en ik onthoud het misschien, maar betrek mij erbij en ik begrijp het.’ Dus laat de teamleden bijvoorbeeld onderdelen uitwerken. En definieer alle acties en benoem actienemers.