Laten we het vooral rationeel houden, horen we vaak aan het begin van een lastige bespreking. Daarmee wordt dan bedoeld een gefocuste en resultaatgerichte bijeenkomst, liefst een beetje gejaagd. Want dat voelt als werken. Terwijl een dynamische en kwalitatieve bespreking veel meer oplevert, namelijk: vernieuwing, daadkracht en onverwachte gunstige wendingen.
Hoe shiften we naar dynamische en kwalitatieve besprekingen? Een goede eerste stap is een andere kijk op ons zogenaamde ‘verstandige gedrag’. Kahneman (een psycholoog die de Nobelprijs voor Economie kreeg), leert ons dat de mens minder verstandig is dan gedacht1. We laten ons leiden door ons denksysteem 1, en verwaarlozen ons complexere denksysteem 2. Systeem 1 is altijd aan, en is snel en dominant. Systeem 2 moet aangezet worden en schakelt snel weer uit (zie onderstaand schema).
Doordat we ons met name laten leiden door denksysteem 1:
- Beslissen we op basis van incomplete info, terwijl we denken alles te weten wat nodig is;
- Overschatten we ons eigen kunnen en onze eigen invloed;
- Horen en zien we alleen wat we herkennen en in ons straatje past.
Systeem 2 is niet beter dan systeem 1. Sterker nog, systeem 1 is ons overlevingsmechanisme en is vaak doeltreffend. Evenwichtiger is om systeem 2 vaker in te zetten. We bewegen onherroepelijk naar meer integraliteit – zowel qua disciplines als qua tijd. Dat vraagt om meer en effectievere informatie-uitwisseling. Nieuwsgierig zijn naar de ander is daarbij essentieel. Dat betekent doorvragen en in gesprek blijven. Alleen dan komen de opties, de voor- en nadelen en de consequenties beter in beeld.
Elke dag proberen we vat te krijgen op onze resultaat-fixaties: met lijstjes, agendapunten en checklisten. De praktijk leert ons dat we daarmee verder afraken van elkaar en van de werkelijke zaken die spelen in ons project en ons overleg. We zijn zo gefocust op tijd en op ons eigen zegje, dat we te weinig oog hebben voor de mens in het overleg en het integrale proces.
Dat kan anders:
- Zorg voor aandacht, vertraging en ontspanning in het overleg. Wees persoonlijk en stel mensen op hun gemak.
- Ga in het overleg een gesprek aan van mens tot mens en zoek actief naar verbinding (spreek mensen aan, vraag naar hun motieven, vraag door, heb geen oordeel).
- Geef het gesprek de ruimte door te vertragen in je bijeenkomst: vraag door, luister aandachtig, vraag verder, betrek anderen. Laat je ‘ambitie’ even los. Heb met elkaar een goed gesprek.
- Besluit! Zorg dat zaken gezamenlijk worden besloten. Voor wie denkt dat voorgaande een opmaat is voor ’thee kransjes’ en geneuzel op de vierkante centimeter. Neen! Het besluit wordt rijker/beter en integraal.
Op deze manier lukt het je meer info te vergaren. Dat is belangrijk, want ondanks al je ervaring weet jij in je eentje niet wat het beste is voor het project. Bovendien heb je de ander nodig om je doel te bereiken, daarom kun je maar beter met die ander meebewegen.
Dus, laten we ons complete denksysteem gebruiken. Past helemaal in de marktvisie! Dan houden we de beslissingen die we nemen beter in eigen hand, en laten we minder aan het toeval over. Zo werken we toe naar een meer geïntegreerde bouw- en infrapraktijk, met minder overschrijdingen in tijd en geld.
